WEG-Verwaltung
Was ist Wohnungseigentum?
Die Verwaltung einer Eigentumswohnanlage steht allen Eigentümer gemeinsam zu. Eine ordnungsgemäße Verwaltung ist jedoch nicht denkbar ohne ein besonderes Organ - der Hausverwaltung.
Der Verwalter ist stets Sachverwalter für fremdes Vermögen (Treuhandvermögen). Die Verwaltung beruht auf einem gegenseitigen Vertrauensverhältnis zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwalter. Dieses Vertrauensverhältnis setzt erfahrungsgemäß neben der persönlichen Zuverlässigkeit, Unparteilichkeit und geordneten Vermögensverhältnissen, auch spezielle Kenntnisse der kaufmännischen und bautechnischen Verwaltung, der wirtschaftlichen Geschäftsführung und einschlägiger privater Vorschriften sowie umfangreiche Rechtkenntnisse voraus.
Leistungskatalog WEG-Verwaltung
Grundleistungen
- Abhalten einer Jahreseigentümerversammlung zu einem zumutbaren Zeitpunkt. Evtl. anfallende Saalmieten oder andere Kosten hierzu gehen zu Lasten der Eigentümergemeinschaft.
- Abhalten eines Rechnungsprüfungstermins mit 2 von der Eigentümergemeinschaft zu benennenden Rechnungsprüfern in den Büroräumen der Verwaltung, zu deren Geschäftszeiten, nach Erstellung der jeweiligen Jahresabrechnung.
- Informationsgespräch mit dem Beirat über Belange des Gemeinschaftseigentums mit maximal 2 Gesprächen im laufenden Kalenderjahr, in den Büroräumen der Verwaltung, zu deren Geschäftszeiten.
- Im Rahmen der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft Haus- und Nutzungsordnungen vorbereiten und diese nach Verabschiedung durch die Versammlung durchsetzen.
- Wartungsverträge für haustechnische Anlagen abschließen.
- Auf Wunsch Einstellung, Entlassung sowie Dienstplaneinteilung von Hauswarten und sonstigen Dienstkräften.
- Vorbereitungsarbeiten, Abrechnungsarbeiten und Überwachungsarbeiten im Rahmen der Instandhaltung/Instandsetzung durch Einleitung erforderlicher Maßnahmen.
- Einleitung eines Mahnverfahrens für rückständige Hausgelder und Abrechnungsfehlbeträge.
- Einrichtung und Unterhaltung einer auf kaufmännischen Grundlagen basierenden Buchhaltung, auf der Grundlage der EDV-Buchungen mit Datenerfassung und Pflege der eingegebenen Daten:
- personenbezogene Veränderungen
- sachbezogene Veränderungen
- Hausgeldüberwachung
- Kapitalanlagen / Rücklagen
- Wirtschaftsplan
- Jahresabrechnung
- Pflege und Weiterführung der für die Verwaltung unbedingt notwendigen Verwaltungsunterlagen.
- Führung, Pflege und Bereithaltung der Niederschrift der Eigentümerversammlung sowie Gewährung von Einblick in diese Niederschriften, wenn seitens der Einblicksuchenden berechtigtes Interesse nachgewiesen wird. Vervielfältigung und Zusendung der Niederschrift an alle Eigentümer.
- Vollzug von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft.
- Abschluss von Versicherungsverträgen (in Abstimmung mit der Gemeinschaft) und Überprüfung, ob die abgeschlossenen Verträge in der Deckungshöhe angemessen sind.
- Gegenüber öffentlich-rechtlichen sowie privaten Belangen Maßnahmen zu ergreifen, wenn diese sich auf Gemeinschaftseigentum beziehen.
- Durchführung der in den § 27 und 28 WEG textlich aufgeführten Verwalteraufgaben.
Zusatzleistungen
Zusatzleistungen gehen über die gesetzlich festgelegten Aufgabengebiete des Verwalters hinaus, können jedoch nach Vereinbarung vom Verwalter ausgeführt werden. Die hierbei anfallenden Gebühren sind der jeweils gültigen Gebührenliste zu entnehmen.
Das bedeutet im Einzelnen:
Was tut der qualifizierte Verwalter und wieviel davon sieht der Eigentümer?
1.1 Verwaltertätigkeiten, die von allen Eigentümer gesehen werden:
Wirtschaftspläne; Hausgeldabrechnungen; Sonderumlagen; Eigentümerversammlungen; Erstellung der Niederschriften einschl. Versendung an alle Eigentümer; Rundschreiben/Aushänge; Individuelle Leistungen wie Beratungen und Informationen; auf Wunsch Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen.
1.2 Verwaltertätigkeiten, die häufig unbemerkt bleiben:
1.2.1. Kaufmännische Leistungen:
Kontierung und Verbuchung sämtlicher Geldein- und ausgänge; monatliche Sollstellung von Hausgeldern; Überwachung von Zahlungseingängen; Mahnwesen; Einleitung und Überwachung von Klageverfahren z.B. bei Zahlungsrückständen; Korrespondenzen mit den Anwälten, Gerichten und Behörden; Verwalten, Überwachen und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten; Rechnungskontrollen; Anweisung und Veranlassung von Zahlungen; Bearbeitung von extern erstellter Gehaltszahlungen incl. Lohnbuchhaltung; Erstellung von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen; Bearbeitung von Heizkostenabrechnungen; Erfassung von Verbrauchswerten wie z.B. Heizölstand, Wasser- und Stromverbrauch.
1.2.2. Technische Leistungen:
Vorbereitung und Veranlassung von Handwerkerangeboten; Ausschreibungen; Angebotsvergleiche; Nachhalten von Terminen, Angeboten und Auftragsausführung; Mängelrügen; Gewährleistungsansprüchen; ggf. Einweisung, Einarbeitung und Kontrolle der Hausmeister; Beantragung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen; Abschluss und Überwachung von Wartungsverträgen und/oder Versicherungsverträgen wie z.B. Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung, Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung; Vorbereitung und Organisation von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen sowie der Wartung von Aufzug/Lift, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher; Bearbeitung von Schlüssel- und Schliesskartenbestellungen; Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschl. Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnung mit Versicherungen; Vergabe und Überwachung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschl. Abrechnen und Beauftragung von Sachverständigen; Kennen und Beachten von z.B. BGB, WEG, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts- und Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschl. der Durchführungsbestimmungen
1.2.3. Allgemeine Verwaltung:
Korrespondenz mit den Eigentümern; Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern und Lieferanten; Bearbeitung von Beschwerden bei z.B. Verstößen gegen die Hausordnung; Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft; Beratung von Eigentümern; Abschluss von Verträgen wie z.B. Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-und Lieferverträge; Terminabstimmung, Saalbestellung, Erstellen der Tagesordnung und des Beschlussentwurfs zur Eigentümerversammlung; Mitwirkung bei Gerichtsterminen; Beschlussanfechtungen; Hausgeldklagen; Erteilung von Genehmigungen z.B. bei Veräußerungen, Nutzungsänderungen usw.